Yritystapahtumassa vieraat alkavat muodostaa käsitystä järjestäjästä jo ennen ensimmäistä puheenvuoroa. Tuntuuko saapuminen improvisoidulta vai rauhallisesti hallitulta? Onko tila mietitty loppuun? Vaikuttaako ilta siltä, että se on rakennettu vieraita varten eikä vain merkitty ohjelmaan? Pianisti yritystapahtumaan kuuluu tähän ensimmäisten, usein sanattomien viestien joukkoon.

Soittolistalla hiljaisuuden saa täytettyä kelvollisesti. Elävä pianomusiikki kertoo muuta: yritys on tuonut paikalle ihmisen, joka kuuntelee tilaa ja pystyy reagoimaan siihen. Kyse ei lopulta ole siitä, onko musiikkia vai ei. Ero on taustaäänen ja huomaavaisen eleen välillä.

Yritystilaisuuteen palkattu pianisti antaa tilalle ryhtiä tekemättä tunnelmasta jäykkää. Siitä on hyötyä silloin, kun järjestäjä haluaa osoittaa arvostusta asiakkaille, kumppaneille, henkilöstölle, sijoittajille tai palkittaville. Asiakasilta Kluuvissa, tuotelanseeraus Turussa, sisäinen kick-off Tampereella ja yrityksen vuosipäivällinen viestivät kaikki eri asioita. Jokainen niistä hyötyy musiikista, joka tuntuu valitulta eikä geneeriseltä.

Usein juuri ohjelman saumakohdissa käy ilmi, miten välinpitämätön äänite on tilanteelle. Se jatkuu liian kirkkaana, kun toimitusjohtaja alkaa kerätä yleisön huomiota, tai hiipuu kömpelösti, kun maljapuhe viivästyy. Asiakasiltaan palkattu pianisti voi päättää kappaleen muutamassa tahdissa, keventää soittoa nimikylttien tarkistuksen ajaksi tai nostaa virettä, jos huone on jäänyt varovaiseksi. Vieraat eivät välttämättä erittele tätä mielessään, mutta he tuntevat, että tilanne on järjestäjän hallussa.

Ohjelmisto valitaan yleisön mukaan

Kun pianistin kanssa suunnitellaan yritystapahtumaa, hyödyllisin keskustelu ei useinkaan ala kappaletoiveista vaan yleisöstä. Kansainväliset asiakkaat Helsingissä ja alueelliset kumppanit Tampereella eivät muodosta samanlaista yleisöä, eikä ohjelmistonkaan pidä olla sama.

Tampereella järjestettävässä asiakasillassa, jossa yleisönä on kotimaisia teollisuusasiakkaita, Toivo Kärki ja Unto Mononen voivat kulkea mukana illallisen lomassa luontevasti. Sama pianisti Turkuun saapuvalle delegaatiolle saattaa nojata Bacharachin ja Carmichaelin kappaleisiin ja sijoittaa mukaan yhden tai kaksi suomalaista kappaletta harkittuina viitteinä paikalliseen kulttuuriin.

Palkitsemisilta, jossa kunnioitetaan kuusikymppisiä tutkijoita, vaatii toisenlaisen sävyn kuin kolmekymppisen myyntitiimin kick-off. Mel Tormén tai George Shearingin maailma voi tuoda asiakasiltaan viimeistelyä ilman yökerhon tuntua. Pelkistetty sovitus suomalaisesta klassikosta taas voi olla juuri oikea yrityksen vuosijuhlassa, varsinkin jos paikalla on useita henkilöstösukupolvia.

Joulukuisissa yrityksen pikkujouluissa pianisti säätää suuntaa jälleen. Sesongin musiikkia voi olla mukana ilman, että ilta muuttuu ostoskeskuksen äänimaisemaksi. Yksi tuttu talvilaulu oikeassa kohdassa tekee enemmän kuin tunti pakotettua hilpeyttä.

Yrityksen oma sävy ohjaa valintaa

Yrityksillä on oma tapansa puhutella vieraitaan, ja yritystilaisuuteen valitun pianistin on hyvä osua samaan sävyyn. Asianajotoimiston asiakasillallinen Hotel Kämpissä Helsingissä kuuluu eri maailmaan kuin muotoilutoimiston vuosijuhla Logomossa Turussa. Insinööritoimiston pikkujoulut Finlaysonin alueen vanhassa teollisuushallissa ovat taas oma tapauksensa.

Ensimmäinen kaipaa pidättyvästi soitettua Gershwiniä. Toinen ottaa vastaan rennompaa ja rytmisempää materiaalia. Kolmas sijoittuu johonkin väliin, ja suomalaiset standardit voivat tulla mukaan sitä mukaa, kun ilta vapautuu.

Ratkaisevaa ei ole kappaleen näennäinen yritysmäisyys, vaan se, sopiiko se yrityksen tapaan puhutella vieraitaan. Asianajotoimisto, teknologiayhtiö, perheomisteinen valmistaja ja designbrändi eivät välttämättä puhu vierailleen samalla musiikillisella kielellä.

Yleisö ja tila muuttuvat illan aikana

Tuotelanseeraukseen tai kick-offiin palkatun pianistin on varauduttava siihen, että yritystilaisuuden äänen määrä ja huomion suunta muuttuvat. Kello 17.30 tila voi olla vielä puolillaan ja vieraat puhua varovasti saapumisjuomien äärellä. Kello 19.00 esityksen tai pöytiin siirtymisen jälkeen keskittyminen voi olla tiiviimpää. Kello 21.30 samat ihmiset saattavat seistä vilkkaina ryhminä, ja aiemmin toiminut musiikki tuntuu äkkiä liian hauraalta.

Yritystapahtumassa ohjelman kulku on tärkeämpi kuin lukkoon lyöty kappalelista. Palkitsemiset, puheet, paneelikeskustelut, tuote-esittelyt ja videot tarvitsevat kukin erilaista musiikillista tilannetajua. Juhlavuoteen tai palkitsemisiltaan tilatun muusikon on tiedettävä, kuka antaa merkin, missä kohdissa tarvitaan hiljaisuutta ja onko pianon tehtävä kannatella siirtymiä vai pysyä tarkasti taustalla.

Käytännön asiat viestin taustalla

Yritystapahtumien tilat ovat usein teknisesti hyvin varusteltuja, mutta eivät aina yksinkertaisia. Pääkonttorin aula voi olla arkkitehtonisesti vaikuttava ja akustiikaltaan kova. Kehräsaaren ravintolatila voi soida tyhjänä lämpimästi ja muuttua vieraiden saavuttua hälyisäksi.

Kun tilassa on oikealla paikalla viritetty akustinen piano, se on yleensä vahvin vaihtoehto. Jos ei ole, laadukas digitaalipiano pienellä vahvistimella tai suuressa tilassa kytkentä talon äänentoistoon antaa varman hallinnan. Sijoitus ja äänenvoimakkuus on silti syytä sopia AV-vastaavan kanssa ennen kuin vieraat tulevat sisään.

Kun pianisti varataan yritystapahtumaan niin, että nämä yksityiskohdat ovat selvillä, musiikista tulee osa järjestäjän vieraanvaraisuutta. Se auttaa vieraita saapumaan, kuuntelemaan, keskustelemaan ja kulkemaan ohjelman mukana. Samalla he aistivat, että yritys on suhtautunut tilaisuuteen vakavasti.